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XRechnung

ZugFerd 2.1 und XRechnung

XRechnung ist der nationale Standard für den Datenaustausch von digitalen Rechnungen. Der XRechnung-Standard legt hierbei Felder und Formate fest, nach denen diese digitalen Rechnungen aufgebaut sein müssen. Als Ergebnis muss für XRechnung eine Datei im sogenannten XML-Format erzeugt werden, welche einer gewissen Struktur entspricht, welche nach einer EU-Norm sowie diversen internationalen Vorgaben folgen.
Wer denkt, dass ihn dies nicht weiter betrifft, sollte sich vor Augen führen, dass für öffentliche Aufträge ab November 2020 alle Zulieferer ihre Rechnungen auch digital einreichen müssen. Sie sollten also inzwischen auf jeden Fall in der Lage sein, XRechnung-konforme Rechnungen zu erstellen.
Mit Callico ist dies bereits ab Version 4.3 zum Glück kein Problem und auch kein Mehraufwand. Es sind lediglich ein paar grundlegende Dinge zu beachten. In Callico wird ja bereits seit längerem für die GOBD-konforme Archivierung der Dokumente eine PDF-Datei erstellt. Bisher wurde diese mit den ZugFerd 1.0-Daten ergänzt, welche z.B. die Adresse des Betriebs und die Summe der Rechnung beinhaltete. Inzwischen wurde diese ZugFerd 1.0 nun auf die ZugFerd 2.1-Schnittstelle aktualisiert. ZugFerd 2.1 hat die angenehme Eigenschaft, dass der nun erzeugte Anhang voll XRechnung-kompatibel ist. Dieses Format wird „hybride Rechnung“ genannt und hat den Vorteil, dass man im PDF auch direkt sehen kann, was in der XRechnung-Datei enthalten ist, was bei der reinen XML-Datei schwierig ist. Öffentliche Stellen werden vermutlich in Zukunft in der Lage sein, beide Formate (reines XML und die PDF mit XML) anzunehmen. Sie können also einfach die PDF-Datei als digitale Rechnung verschicken. Diese Rechnung enthält nun nicht nur die Endsumme, sondern auch die einzelnen Positionen des Auftrags.

Für solch eine Rechnung gelten allerdings ein paar Einschränkungen, da Callico erheblich mehr Möglichkeiten bietet, als ein normales Rechnungsprogramm. Folgendes ist zu beachten :

  1. Die Einheiten müssen aus der Auswahlliste der Einheiten stammen. Selbst direkt eingetippte Einheiten, welche nicht in der Liste enthalten sind, werden bei der XRechnung als „Stück“ ausgegeben. Es werden nur internationale Normeinheiten bei der Rechnungsstellung zugelassen. Weitere Hinweise finden Sie hier in der Anleitung im Abschnitt „Einheiten“.
  2. Pro Position kann eine XRechnung nur einen Preis und eine Menge enthalten. Daher werden Callico-Positionen mit Rapportzeilen in Unterpositionen unterteilt. Jede Rapportzeile wird also eine Unterposition zur entsprechenden Callico-Position.
  3. Texte werden ohne Formatierung und Bild übergeben.
  4. Komplexe Schluss-Summierungen sind nicht zulässig. Verwendbar sind jedoch Endabgebote und Skonto. Das Skonto wird in Textform an den Empfänger übermittelt. Als Zahlbetrag bleibt der Originalbetrag erhalten.
  5. Im Firmenstamm muss der Name und die Adresse Ihres Betriebes hinterlegt werden, da diese ebenfalls in die digitale Rechnung übernommen werden.

Es kann auch eine separate XRechnung-Datei erzeugt werden. Dies ist notwendig, wenn der Auftragsgeber keine hybride Rechnung (die PDF-Datei mit eingebetteter XML-Rechnungsdatei im XRechnung-Format) akzeptiert.

Achten Sie darauf, dass die grundlegenden Einstellungen im Firmenstamm für die XRechnung hinterlegt sind. Dazu gehören u.a. der Firmenname mit Adresse, die Kontakt-Email, die Ust-ID und die Steuernummer des Betriebs. Beachten Sie hierbei auch, welche Mindest-Anforderungen der Auftragsgeber hierbei stellt. Häufig gefordert ist hier eine sogenannte Leitweg-ID, welche angibt, bei welcher Abrechnungsstelle das Dokument schlussendlich landet. Ebenso kann eine interne Auftragsnummer sowie eine Bestellnummer oder eine Lieferanten-ID gefordert sein. Alle diese Werte sind jeweils pro Auftrag individuell hinterlegbar. Sie können bei der Eingabe des Betreffs links mit dem Schalter „Optionen“ hinterlegt werden.

Dort finden Sie ebenfalls den Schalter „XRechnung separat speichern“. Ist dieser aktiviert, so wird zusätzlich zu einer PDF-Datei eine Datei mit der Endung XML generiert, welche dann die eigentliche XRechnung enthält. Die XML-Datei enthält jedoch nur die nackten Daten, keine bildliche Darstellung wie die PDF-Datei.

Anleitung zur HCS-Zeit 4 App

HCS-Mobil 4 Anleitung

Die Bedienung der App folgt der allgemeinen Form der anderen HCS-Apps. Oben links finden sie den Schalter „Optionen“. Dort sollten Sie zuerst die Zugangsdaten, welche Sie von HCS erhalten haben, eintragen. Folgende Felder sind hierbei
auszufüllen:

  • Firma : Ihre Kundennummer bei HCS
  • Mandant : normalerweise steht hier eine 1. Nur wenn mehrere Mandanten auf demselben Server installiert sind, kann auch hier eine 2 usw. stehen
  • Gerät : Die Gerätenummer innerhalb der Firma. Dies ist normalerweise einfach eine Zahl von 1 bis 100.
  • Passwort : Das Passwort für das Gerät in der Firma. Jedes Gerät hat ein individuelles Passwort. Achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung.
  • Kundengruppe : wenn dieses Feld ausgefüllt wird, dann werden nur Kunden dieser Gruppe auf das Handy übertragen
  • Mitarbeiternummer : Die Nummer, unter welcher der Benutzer des Handies im Lohndatenstamm in Callico hinterlegt ist
  • Mitarbeiterkürzel : Für die Aufgaben und den Zeitplaner wird ein Kürzel bzw. ein kurzer Name für den Mitarbeiter verwendet. Dieses muss hier so eingetragen werden, wie es auch in Callico verwendet wird.
  • Skalierung : der Faktor 1,00 an dieser Stelle bedeutet, dass die App in Originalgröße dargestellt wird. Möchte man die Darstellung auf den Handy etwas kleiner haben, um mehr darstellen zu können, kann hier z.B. der Faktor 0,9 eingetragen werden, was bedeutet, dass die Eingabefelder und Texte nun 90 % so groß sind wie im Original.

Außerdem stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung :

  • Daten löschen : alle Daten werden gelöscht. Dies ist nützlich, wenn die Daten auf dem Handy eh veraltet sind, oder es sich um Demo-Daten oder ähnliches handelt. Vor der Übertragung der Callico-Daten können damit alte Kunden entfernt werden.
  • Daten inititalisieren : kann verwendet werden, wenn die Daten z.B. nach einem Update der App neue Felder enthalten. Dieser Schalter passt alle Datenbanken dem aktuellen Format. Dabei löscht er jedoch auch alle bisherigen Inhalte. Dieser Schalter wird normalerweise nicht benötigt, da die App diese Schritte i.d.R. automatisch ausführt.
  • Anleitung : Dieser Schalter zeigt den Text, den Sie gerade lesen an.

Bedienung der App

Um einen Kunden oder einen Ort zu suchen, geben Sie in der Suchleiste (Person oder Ort) den entsprechenden Namen ein und tippen auf das Lupensymbol. Alternativ können Sie über das Mikrofon den Text einsprechen oder über den Schalter mit den 3 Punkten eine detailliertere Suche auswählen.

Im Suchergebnis können Sie durch die Liste nach oben oder nach unten mit einer Wischgeste navigieren und anschließend den gewünschten Kunden antippen. Hier sehen Sie den kompletten Kontaktdaten ihres Kunden. Über die Weltkugel wird Google Maps gestartet, die Telefonhörer starten ein Telefongespräch und über den Brief senden Sie Ihrem Kunden eine E-Mail zu.

Darüber hinaus bietet die HCS-Mobil 4 App noch weitere nützliche Funktionen. Und zwar öffnen Sie ein Zusatzmenü, wenn Sie oben rechts auf die 3 Punkte klicken. Vorgänge zeigt alle Dokumente an, die an den Kunden gesendet wurden. Wiedervorlagen, die in Callico gesetzten Erinnerungen und offene Posten noch zu bezahlende Rechnungen oder Abschläge.

Aufträge bietet die Möglichkeit alle Dokumente zum Kunden einzusehen, alle Daten aus der Projektmappe einzusehen (Das ist besonders toll, wenn man unterwegs ein Dokument aus dem Büro benötigt!) und über das Adobe-PDF-Symbol wird aus dem Dokument ein PDF erzeugt, damit man auf dem Handy den Auftrag komplett betrachten kann.

Steuerverrechnung

Werden bei einer Rechnung AZs mit verschiedenen Mehrwertsteuersätzen abgezogen, so ergibt sich für die Mehrwertsteuer das Problem, dass entweder zuviel oder zuwenig Mehrwertsteuer angezahlt wurde, wenn man den Steuersatz der Schlussrechnung ansetzt. Diese Steuerdifferenz wird in der Zahlungstabelle und in der Rechnungstabelle automatisch verrechnet. Der Mehrwertsteuerbetrag entstpricht dann nicht mehr dem Prozentsatz, welcher der Rechnung zugrunde liegt. Der Betrag kann dabei sogar negativ werden.
Soll diese Verrechnung nicht automatisch vorgenommen werden, kann der Schalter „Mehrwertsteuer nicht verrechnen“ bei den Eigenschaften der Endsumme angehakt werden. Der Mehrwertsteuerbetrag entspricht dann wieder dem Basissatz der Rechnung. Die Korrektur der unterschiedlichen AZs muss dann jedoch manuell erfolgen.
Bei Fragen zur allgemeinen Behandlung von Abzügen mit verschiedenen Mehrwertsteuersätzen informieren Sie sich gegebenenfalls bei Ihrem Steuerberater, da dieses Thema schnell komplex werden kann.

Mehrwertsteueränderung auf 16 %

Die neuen gesetzlichen Vorgaben sehen vor, dass Rechnungen mit Leistungsdatum zwischen 01.07.2020 und 31.12.2020 mit einem reduzierten Steuersatz von 16 % anstatt der bisher gültigen 19 % abgerechnet werden.

Dies kann in Callico recht einfach umgestellt werden. Hierzu beachten Sie bitte folgende Punkte :

  1. Machen Sie zuerst ein Update von Callico über den Callico-Updater 2019. Damit gehen Sie sicher, dass Sie die aktuellste Version von Callico haben. Sie erkennen dies daran, dass oben in der Titelleiste die Version 4.35 angezeigt wird. Den Callico-Updater 2019 finden Sie entweder als Symbolbild auf dem Bildschirm oder über das Windows-Menü.
    HINWEISE ZUM UPDATE :

    • Machen Sie vor dem Updaten unbedingt eine Datensicherung.
    • In Netzwerken müssen alle Arbeitsplätze sowie ein laufender Mobilserver während des Updates verlassen werden. Während des Updates kann nicht parallel an einem anderen Platz gearbeitet werden.
    • In einem Netzwerk müssen immer alle Arbeitsplätze upgedatet werden, damit diese den gleichen Programmstand benutzen.
    • Wenn Sie nicht sicher sind, stimmen Sie das Update mit Ihrem HCS-Support ab.
  2. Die vorgegebene Mehrwertsteuer für zukünftige Dokumente stellen Sie ein, indem Sie oben die Karteikarte Stammdaten auswählen und dann den Schalter „Firmenstammdaten“ auswählen. Dort wählen Sie nun die Karteikarte „Steuer“ und tragen im Feld „Mehrwertsteuer %“ den Wert 16 ein. Alle zukünftigen Dokumente werden dann mit 16 % Steuer vorbelegt.
  3. Für bestehende Dokumente kann der voreingestellte Mehrwertsteuersatz ebenfalls geändert werden, wenn dies gewünscht wird. Hierzu muss die Endsumme des Dokuments mit der rechten Maustaste angeklickt werden. Es erscheint dann, wie bekannt, der Bearbeitungsdialog für die Endsumme. Dort finden Sie oben im Bereich „Skonto“ den Schalter „Mwst“. Klicken Sie darauf und tragen Sie den gewünschten Mehrwertsteuer-Prozentsatz für die Rechnung ein.
  4. Bei Abzügen von der Rechnung durch AZs sollten nun unbedingt die Rechnungstabelle und die Zahlungstabelle am Ende der Summe eingeblendet werden. Dies geschieht durch Anhaken der entsprechenden Schalter ganz oben rechts in derselben Maske (Bearbeitung der Endsumme).
  5. Diese Schalter werden nun bei neuen Rechnungen automatisch aktiviert, wenn AZs vorhanden sind.
  6. Netto-AZs sind ab sofort nicht mehr zulässig, da dabei die enthaltene Mehrwertsteuer nicht nachvollziehbar ist. Die AZs werden daher in Callico in Zukunft immer vom Brutto abgezogen und in der Tabelle ausgewiesen.
  7. Bei AZ-Abzügen in der Rechnung wird nun immer der Netto- und der Bruttobetrag (und ev. das gewährte Skonto) als Vorgabe geholt, da sonst ja nicht die enthaltene Mehrwertsteuer ersichtlich wäre.
  8. Bei Rechnungen, welche selbst mit 16 % abgerechnet werden, die jedoch auch AZ-Abzüge mit 19 % Mehrwertsteuer haben, wird nun in der Rechnungs- und der Zahlungstabelle jeweils die Rest-Mehrwertsteuer ausgewiesen, welche natürlich geringer als 16 % sein muss, da ja bereits bei der AZ teilweise 19 % Mehrwertsteuer, also zu viel, bezahlt wurde. Dies ist korrekt und so gewünscht. Die nun zu korrigierende Mehrwertsteuer der Ursprungsbelege muss natürlich in der Buchhaltung in den entsprechenden Monaten entsprechend berücksichtigt werden, was aber mit der Bedienung in Callico nichts zu tun hat.
  9. Nutzen Sie den Export von Rechnungssummen in die Buchhaltung z.B. über das DATEV- oder das CSV-Format, klären Sie mit Ihrem Buchhalter, ob die Erlöskonten für den Export bestehen bleiben, oder ob sich diese im Zuge der Mehrwertsteuerumstellung ebenfalls ändern. Sofern sich ab Juli andere Erlöskonten ergeben, können diese problemlos in der Export-Maske geändert werden. Sollten sie die Daten wöchentlich übergeben, so müssen Sie in diesem Fall zwei separate Exporte starten, einen bis Ende Juni mit den alten Erlöskonten und einen ab Anfang Juli mit den neuen Erlöskonten.
  10. Beim Drucken von Dokumenten mit Datum zwischen 01.07.2020 und 31.12.2020 und Mehrwertsteuersatz 19 % erscheint eine Warnmeldung, welche Sie darauf hinweist, dass diese Einstellung vermutlich falsch ist. Sie können dann abbrechen und den Mehrwertsteuersatz ändern, oder trotzdem fortfahren, wenn Sie es trotzdem so haben wollen.
  11. Im Ladenmodul CADI von Callico bleiben die Bruttopreise weiterhin dieselben wenn der Ladenpreis verwendet wird, auch wenn die Mehrwertsteuer geändert wird, da die Preise ja auch so im Laden ausgezeichnet sind. Auf dem Ladenbon erfolgt dann der Ausweis einer geringeren Steuer und eines höheren Nettobetrags.

HCS-Zeiterfassung-App

Einrichtung

Zuest klicken Sie links oben auf das Feld „Optionen“. Es öffnet sich dann eine Eingabemaske, in welcher Ihre persönlichen Zugangsdaten für dieses Mobilgerät hinterlegt werden müssen. Folgende Felder sind hierbei
auszufüllen:

  • Firma : Ihre Kundennummer bei HCS
  • Mandant : normalerweise steht hier eine 1. Nur wenn mehrere Mandanten auf demselben Server installiert sind, kann auch hier eine 2 usw. stehen
  • Gerät : Die Gerätenummer innerhalb der Firma. Dies ist normalerweise einfach eine Zahl von 1 bis 100.
  • Passwort : Das Passwort für das Gerät in der Firma. Jedes Gerät hat ein individuelles Passwort. Achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung.
  • Kundengruppe : wenn dieses Feld ausgefüllt wird, dann werden nur Kunden dieser Gruppe auf das Handy übertragen
  • Mitarbeiternummer : Die Nummer, unter welcher der Benutzer des Handies im Lohndatenstamm in Callico hinterlegt ist
  • Mitarbeiterkürzel : Für die Aufgaben und den Zeitplaner wird ein Kürzel bzw. ein kurzer Name für den Mitarbeiter verwendet. Dieses muss hier so eingetragen werden, wie es auch in Callico verwendet wird.
  • Skalierung : der Faktor 1,00 an dieser Stelle bedeutet, dass die App in Originalgröße dargestellt wird. Möchte man die Darstellung auf den Handy etwas kleiner haben, um mehr darstellen zu können, kann hier z.B. der Faktor 0,9 eingetragen werden, was bedeutet, dass die Eingabefelder und Texte nun 90 % so groß sind wie im Original.

Außer dem stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung :

  • Daten löschen : alle Daten werden gelöscht. Dies ist nützlich, wenn die Daten auf dem Handy eh veraltet sind, oder es sich um Demo-Daten oder ähnliches handelt. Vor der Übertragung der Callico-Daten können damit alte Kunden entfernt werden.
  • Daten inititalisieren : kann verwendet werden, wenn die Daten z.B. nach einem Update der App neue Felder enthalten. Dieser Schalter passt alle Datenbanken dem aktuellen Format. Dabei löscht er jedoch auch alle bisherigen Inhalte. Dieser Schalter wird normalerweise nicht benötigt, da die App diese Schritte i.d.R. automatisch ausführt.
  • Anleitung : Dieser Schalter zeigt den Text, den Sie gerade lesen an.

Bedienung

Abruf der Aufträge

Rechts oben befindet sich dazu der Menüpunkt Akt. (Aktualisieren). Über diesen Menüpunkt rufen Sie die aktuell bereit gestellten Aufträge ab. Wenn die Aufträge abgerufen wurden, sehen Sie ganz unten in der App den Hinweis „X Aufträge gespeichert“. Danach können Sie die Aufträge über den ersten Knopf „Wechseln“ auswählen (Hinter Kdnr/Pnr).

Auswahl der Aufträge und Positionen

Wie oben erwähnt drücken Sie zur Auswahl der Aufträge auf den Knopf „Wechseln“ hinter Kdnr/Pnr. Per Scrollgeste (mit dem Finger die Liste nach unten oder oben schieben) können Sie die Auftragsliste durchsuchen und per Fingerdruck auf den einzelnen Auftrag den Auftrag wählen.

Leistungspositionen wählen Sie mit dem zweiten Kopf „Wechseln“ auf die gleiche Weise aus.

Mit dem Knopf „Extra“ können Sie weitere zusätzlich angefallene Positionen hinzufügen. Wichtig dabei ist, dass Sie Ihren Chef darüber informieren, damit er die Zusatzpositionen am PC zu einer passenden neuen Leistungsposition hinzufügen kann.

Den Leistungstext können Sie mit dem Knopf „i“ vor dem Text aufklappen und auch per Scrollgeste falls nötig durchscrollen.

Erfassung Ihrer Zeiten und Tagesübersicht

Damit die HCS-Zeiterfassungs-App beginnt Ihre Zeiten zu erfassen müssen Sie eine Leistungsposition auswählen und anschließend den Knopf „Start“ betätigen. Jetzt erfasst die App Ihre Zeit.

Über die Knöpfe „Pause Anfang“ und „Pause Ende“ starten und beenden Sie Ihre Pausenzeiten.

Wenn Sie zur nächsten Position oder einem anderem Auftrag wechseln müssen Sie nicht „Ende“ drücken. „Ende“ müssen Sie jedoch unbedingt am Ende Ihres Arbeitstages drücken.

Unterhalb der Beschriftung „Projekt“ befindet sich ein Dokumentensymbol über das Sie auf die Tagesübersicht gelangen. Hier erkennen Sie über den roten oder grünen Punkt, ob ihre Zeiten übertragen wurden und können Ihre Zeiten anschauen. Falls der Punkt rot ist und die Zeiten noch nicht übertragen wurden, werden die Zeiten bei Ihrer nächsten Zeiterfassung mit übertragen.

HCS Messfoto

HCS Präsento

HCS Bauplaner

HCS Mobilzeit

HCS Lohn