Die Bedienung der App folgt der allgemeinen Form der anderen HCS-Apps. Oben links finden sie den Schalter „Optionen“. Dort sollten Sie zuerst die Zugangsdaten, welche Sie von HCS erhalten haben, eintragen. Folgende Felder sind hierbei
auszufüllen:

• Firma : Ihre Kundennummer bei HCS
• Mandant : normalerweise steht hier eine 1. Nur wenn mehrere Mandanten auf demselben Server installiert sind, kann auch hier eine 2 usw. stehen
• Gerät : Die Gerätenummer innerhalb der Firma. Dies ist normalerweise einfach eine Zahl von 1 bis 100.
• Passwort : Das Passwort für das Gerät in der Firma. Jedes Gerät hat ein individuelles Passwort. Achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung.
• Kundengruppe : wenn dieses Feld ausgefüllt wird, dann werden nur Kunden dieser Gruppe auf das Handy übertragen
• Mitarbeiternummer : Die Nummer, unter welcher der Benutzer des Handies im Lohndatenstamm in Callico hinterlegt ist
• Mitarbeiterkürzel : Für die Aufgaben und den Zeitplaner wird ein Kürzel bzw. ein kurzer Name für den Mitarbeiter verwendet. Dieses muss hier so eingetragen werden, wie es auch in Callico verwendet wird.
• Skalierung : der Faktor 1,00 an dieser Stelle bedeutet, dass die App in Originalgröße dargestellt wird. Möchte man die Darstellung auf den Handy etwas kleiner haben, um mehr darstellen zu können, kann hier z.B. der Faktor 0,9 eingetragen werden, was bedeutet, dass die Eingabefelder und Texte nun 90 % so groß sind wie im Original.

Außerdem stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung :

• Daten löschen : alle Daten werden gelöscht. Dies ist nützlich, wenn die Daten auf dem Handy eh veraltet sind, oder es sich um Demo-Daten oder ähnliches handelt. Vor der Übertragung der Callico-Daten können damit alte Kunden entfernt werden.
• Daten inititalisieren : kann verwendet werden, wenn die Daten z.B. nach einem Update der App neue Felder enthalten. Dieser Schalter passt alle Datenbanken dem aktuellen Format. Dabei löscht er jedoch auch alle bisherigen Inhalte. Dieser Schalter wird normalerweise nicht benötigt, da die App diese Schritte i.d.R. automatisch ausführt.
• Anleitung : Dieser Schalter zeigt den Text, den Sie gerade lesen an.

Bedienung der App

Um einen Kunden oder einen Ort zu suchen, geben Sie in der Suchleiste (Person oder Ort) den entsprechenden Namen ein und tippen auf das Lupensymbol. Alternativ können Sie über das Mikrofon den Text einsprechen oder über den Schalter mit den 3 Punkten eine detailliertere Suche auswählen.

Im Suchergebnis können Sie durch die Liste nach oben oder nach unten mit einer Wischgeste navigieren und anschließend den gewünschten Kunden antippen. Hier sehen Sie den kompletten Kontaktdaten ihres Kunden. Über die Weltkugel wird Google Maps gestartet, die Telefonhörer starten ein Telefongespräch und über den Brief senden Sie Ihrem Kunden eine E-Mail zu.

Darüber hinaus bietet die HCS-Mobil 4 App noch weitere nützliche Funktionen. Und zwar öffnen Sie ein Zusatzmenü, wenn Sie oben rechts auf die 3 Punkte klicken. Vorgänge zeigt alle Dokumente an, die an den Kunden gesendet wurden. Wiedervorlagen, die in Callico gesetzten Erinnerungen und offene Posten noch zu bezahlende Rechnungen oder Abschläge.

Aufträge bietet die Möglichkeit alle Dokumente zum Kunden einzusehen, alle Daten aus der Projektmappe einzusehen (Das ist besonders toll, wenn man unterwegs ein Dokument aus dem Büro benötigt!) und über das Adobe-PDF-Symbol wird aus dem Dokument ein PDF erzeugt, damit man auf dem Handy den Auftrag komplett betrachten kann.