ZugFerd 2.1 und XRechnung

XRechnung ist der nationale Standard für den Datenaustausch von digitalen Rechnungen. Der XRechnung-Standard legt hierbei Felder und Formate fest, nach denen diese digitalen Rechnungen aufgebaut sein müssen. Als Ergebnis muss für XRechnung eine Datei im sogenannten XML-Format erzeugt werden, welche einer gewissen Struktur entspricht, welche nach einer EU-Norm sowie diversen internationalen Vorgaben folgen.
Wer denkt, dass ihn dies nicht weiter betrifft, sollte sich vor Augen führen, dass für öffentliche Aufträge ab November 2020 alle Zulieferer ihre Rechnungen auch digital einreichen müssen. Sie sollten also inzwischen auf jeden Fall in der Lage sein, XRechnung-konforme Rechnungen zu erstellen.
Mit Callico ist dies bereits ab Version 4.3 zum Glück kein Problem und auch kein Mehraufwand. Es sind lediglich ein paar grundlegende Dinge zu beachten. In Callico wird ja bereits seit längerem für die GOBD-konforme Archivierung der Dokumente eine PDF-Datei erstellt. Bisher wurde diese mit den ZugFerd 1.0-Daten ergänzt, welche z.B. die Adresse des Betriebs und die Summe der Rechnung beinhaltete. Inzwischen wurde diese ZugFerd 1.0 nun auf die ZugFerd 2.1-Schnittstelle aktualisiert. ZugFerd 2.1 hat die angenehme Eigenschaft, dass der nun erzeugte Anhang voll XRechnung-kompatibel ist. Dieses Format wird „hybride Rechnung“ genannt und hat den Vorteil, dass man im PDF auch direkt sehen kann, was in der XRechnung-Datei enthalten ist, was bei der reinen XML-Datei schwierig ist. Öffentliche Stellen werden vermutlich in Zukunft in der Lage sein, beide Formate (reines XML und die PDF mit XML) anzunehmen. Sie können also einfach die PDF-Datei als digitale Rechnung verschicken. Diese Rechnung enthält nun nicht nur die Endsumme, sondern auch die einzelnen Positionen des Auftrags.

Für solch eine Rechnung gelten allerdings ein paar Einschränkungen, da Callico erheblich mehr Möglichkeiten bietet, als ein normales Rechnungsprogramm. Folgendes ist zu beachten :

1. Die Einheiten müssen aus der Auswahlliste der Einheiten stammen. Selbst direkt eingetippte Einheiten, welche nicht in der Liste enthalten sind, werden bei der XRechnung als „Stück“ ausgegeben. Es werden nur internationale Normeinheiten bei der Rechnungsstellung zugelassen. Weitere Hinweise finden Sie hier in der Anleitung im Abschnitt „Einheiten“.
2. Pro Position kann eine XRechnung nur einen Preis und eine Menge enthalten. Daher werden Callico-Positionen mit Rapportzeilen in Unterpositionen unterteilt. Jede Rapportzeile wird also eine Unterposition zur entsprechenden Callico-Position.
3. Texte werden ohne Formatierung und Bild übergeben.
4. Komplexe Schluss-Summierungen sind nicht zulässig. Verwendbar sind jedoch Endabgebote und Skonto. Das Skonto wird in Textform an den Empfänger übermittelt. Als Zahlbetrag bleibt der Originalbetrag erhalten.
5. Im Firmenstamm muss der Name und die Adresse Ihres Betriebes hinterlegt werden, da diese ebenfalls in die digitale Rechnung übernommen werden.

Es kann auch eine separate XRechnung-Datei erzeugt werden. Dies ist notwendig, wenn der Auftragsgeber keine hybride Rechnung (die PDF-Datei mit eingebetteter XML-Rechnungsdatei im XRechnung-Format) akzeptiert.

Achten Sie darauf, dass die grundlegenden Einstellungen im Firmenstamm für die XRechnung hinterlegt sind. Dazu gehören u.a. der Firmenname mit Adresse, die Kontakt-Email, die Ust-ID und die Steuernummer des Betriebs. Beachten Sie hierbei auch, welche Mindest-Anforderungen der Auftragsgeber hierbei stellt. Häufig gefordert ist hier eine sogenannte Leitweg-ID, welche angibt, bei welcher Abrechnungsstelle das Dokument schlussendlich landet. Ebenso kann eine interne Auftragsnummer sowie eine Bestellnummer oder eine Lieferanten-ID gefordert sein. Alle diese Werte sind jeweils pro Auftrag individuell hinterlegbar. Sie können bei der Eingabe des Betreffs links mit dem Schalter „Optionen“ hinterlegt werden.

Dort finden Sie ebenfalls den Schalter „XRechnung separat speichern“. Ist dieser aktiviert, so wird zusätzlich zu einer PDF-Datei eine Datei mit der Endung XML generiert, welche dann die eigentliche XRechnung enthält. Die XML-Datei enthält jedoch nur die nackten Daten, keine bildliche Darstellung wie die PDF-Datei.